KONVERSI NIP 

  1. URAIAN SINGKAT

Dalam rangka mewujudkan ketertiban dan keteraturan serta pengandalian administrasi PNS, maka setiap PNS harus diberi Nomor Identitas (NIP). Nomor identitas PNS haruslah bermakna dan dapat mencerminkan ciri khusus maupun fungsinya, sehingga nomor yang digunakan akan menunjukkan jati diri dan memberikan nilai guna serta manfaat yang baik bagi instansi maupun pegawainya.

Secara historis Nomor Identitas PNS (NIP) pernah menggunakan sistem penomoran dengan 9 (sembilan) digit angka. 2 (Dua) angka pertama  dari 9 (sembilan) digit NIP tersebut menunjukan Instansi dimana PNS yang bersangkutan terdaftar pada waktu PUPNS Tahun 1974 atau Instansi yang mengangkat pertama kali sebagai CPNS/PNS. Dengan demikian kode instansi hanya bisa diberikan dari angka” 01” sampai dengan angka “99”. Sedangkan 7 angka berikutnya menunjukan nomor urut PNS yang bersangkutan pada Instansi. Dalam perkembangan selanjutnya, prinsip 2 (dua) angka pertama yang menunjukkan kode instansi ternyata tidak sesai lagi dengan perkembangan keadaan dan prinsip manajemen PNS karena beberapa alasan diantaranya:

  • Pertama, sistem kepegawaian yang memungkinkan seorang PNS pindah Instansi. Apabila PNS yang bersangkutan pindah instansi, maka NIP yang bersangkutan tidak berubah atau tetap menggunakan NIP pada instansi pertama kali yang  bersangkutan diangkat dan tidak menggunakan kode NIP Instansi baru dimana yang bersangkutan pindah;
  • Kedua, telah beberapa kali terjadi  penghapusan/penggabungan Instansi sejak orde baru sampai dengan orde reformasi, sehingga NIP PNS yang instansinya dihapus/digabung tetap menggunakan kode instansi yang dihapus/digabung;
  • Ketiga, dengan adanya pengalihan besar-besaran PNS Pusat menjadi PNS Daerah pada Tahun 2000 dan 2001, maka setiap Pemerintah Daerah telah memiliki PNS dengan kode NIP yang bermacam-macam. Hal tersebut secara tidak langsung mempengaruhi psikologis pembinaan disetiap instansi karena tidak jarang dijumpai perlakuan diskriminatif dengan melihat asal Instansi ( kode instansi yang tercantum dalam NIP );  dan
  • Keempat, perkembangan pembentukan instansi/ pemerintah daerah yang memerlukan kode NIP telah melebihi 100 instansi, padahal ketentuannya hanya mampu menampung 99 instansi ( 01 :DDN s.d. 99 : Irian Jaya Barat). 

Berdasarkan alasan-alasan tersebut ditetapkanlah Peraturan Kepala BKN Nomor 22 Tahun 2007 tentang Nomor Identitas PNS yang disingkat NIP, dan Peraturan Kepala BKN Nomor 43 Tahun 2007 tentang Tata cara Permintaan, Penetapan dan Penggunaan NIP.  Peraturan Kepala BKN tersebut telah merubah ketentuan lama yang mengatur nomor induk PNS dan dirubah menjadi nomor identitas PNS. Berdasarkan Peraturan tersebut Badan Kepegawaian Negara telah melakukan konversi NIP PNS dari NIP lama yang terdiri dari 9 (sembilan) digit angka menjadi NIP baru dengan 18 (delapan belas) digit angka. NIP baru tersebut meskipun terdiri dari 18 angka tetapi mudah diingat karena 8 (delapan) angka pertama menunjukan tahun,bulan dan tanggal lahir PNS, 6 (enam) angka berikutnya menunjukan tahun dan bulan pengangkatan pertama CPNS/PNS, 1 (satu) angka berikutnya menunjukan jenis kelamin PNS (angka 1 = pria, angka 2 = wanita) dan 3 (tiga) angka terakhir menunjukan nomor urut PNS.

Penerbitan SK Konversi NIP diberikan kepada Pegawai dengan TMT Pengangkatan CPNS s/d Tahun 2008 (sebelum Tahun 2009). Untuk pengangkatan pegawai TMT CPNS Tahun 2009 keatas, maka NIP Baru-nya (18 digit) secara langsung sudah tercantum pada SK CPNS-nya

 

  1. DASAR HUKUM

Dasar hukum Pelayanan Administrasi Kepegawaian Konversi NIP adalah:

  1. Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 22 Tahun 2007 Tentang Nomor Identitas Pegawai Negeri Sipil;
  2. Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 43 Tahun 2007 Tentang Tata Cara Permintaan, Penetapan, dan Penggunaan Nomor Identitas Pegawai Negeri Sipil.

 

  1. PERSYARATAN DAN DOKUMEN PENDUKUNG
  1. USUL PERBAIKAN DATA
  • Foto Copy SK. CPNS dilegalisir oleh Kepala OPD/ Unit Kerja/ Satuan Pendidikan;
  • Foto Copy SK. PNS dilegalisir oleh Kepala OPD/ Unit Kerja/ Satuan Pendidikan;
  • Ijazah yang digunakan saat pengangkatan menjadi CPNS dilegalisir oleh Kepala OPD/ Unit Kerja/ Satuan Pendidikan;
  • SK. Kenaikan Pangkat Terakhir dilegalisir oleh Kepala OPD/  Unit Kerja/ Satuan Pendidikan;
  • Asli dan Foto Copy Copy SK.Konversi NIP dilegalisir oleh Kepala OPD/  Unit Kerja/ Satuan Pendidikan;
  • Masing-masing dibuat dalam rangkap 2 (Dua), Kecuali Usulan Konversi Perbaikan Data Tanggal/ Bulan/ Tahun Kelahiran dibuat masing-masing rangkap 3 (tiga); dan
  • Surat Pengantar dari Kepala OPD/ Unit Kerja/ Satuan Pendidikan

 

  1. USUL KONVERSI NIP HILANG / RUSAK
  • Foto Copy SK. CPNS dilegalisir oleh Kepala OPD/  Unit Kerja/ Satuan Pendidikan;
  • Foto Copy SK. PNS dilegalisir oleh Kepala OPD/  Unit Kerja/ Satuan Pendidikan;
  • Ijazah yang digunakan saat pengangkatan menjadi CPNS dilegalisir oleh Kepala OPD/  Unit Kerja/ Satuan Pendidikan;
  • SK. Kenaikan Pangkat Terakhir dilegalisir oleh Kepala OPD/  Unit Kerja/ Satuan Pendidikan;
  • Masing-masing dibuat dalam rangkap 2 (Dua);dan
  • Surat Pengantar dari Kepala OPD/ Unit Kerja/ Satuan Pendidikan